Bureaux flexibles

Mettre en place le flex office soulève vite des questions concrètes : qui travaille où, quels bureaux sont libres, comment éviter les doublons sur un même poste ? Sans outil dédié, ces situations créent des tensions et font perdre du temps.
La solution repose sur la centralisation des réservations via une plateforme accessible à tous. Un logiciel comme EasyRequest permet à chaque collaborateur de visualiser en temps réel les postes disponibles et de les réserver en quelques clics, depuis un ordinateur, un smartphone ou un écran tactile à l'entrée des espaces. L'intégration avec Outlook 365 et Microsoft Teams évite les doubles saisies, et le plan interactif du bâtiment aide à choisir un poste proche de ses collègues ou d'une salle de réunion.
Au-delà de la réservation, ce type d'outil offre une vision claire de l'occupation réelle : zones fréquentées, heures de pointe, postes sous-utilisés. Ces données permettent d'ajuster l'aménagement et d'optimiser vos mètres carrés.
En résumé, simplifier le flex office repose sur trois piliers : un accès mobile à la réservation, une visualisation claire des espaces disponibles, et une exploitation des statistiques d'occupation.

Le taux de foisonnement correspond au rapport entre le nombre de postes de travail et le nombre de collaborateurs. Un taux de 1,0 signifie un bureau par personne ; un taux de 0,7 indique 70 bureaux pour 100 salariés. Plus ce taux diminue, plus la nécessité d'organiser les réservations s'impose.
En pratique, un outil de réservation devient utile dès que l'on descend sous 0,9. À ce niveau, la pénurie ponctuelle suffit à créer des frictions : arrivée sans poste disponible, négociations entre collègues, perte de temps. Entre 0,7 et 0,8, la mise en place d'un logiciel dédié devient vivement recommandée, car les conflits d'usage se multiplient sans visibilité sur la disponibilité. En dessous de 0,7, un outil de réservation est indispensable : sans lui, l'organisation du flex office n'est plus maîtrisable.
Il faut aussi noter qu'un outil comme EasyRequest reste pertinent même à un taux de 1,0 ou supérieur, notamment pour gérer les salles de réunion, les bureaux de passage, les visiteurs ou les zones spécifiques (box confidentiel, poste ergonomique). La question n'est donc pas uniquement une question de ratio, mais aussi de diversité des espaces à organiser.
En résumé, l'utilité d'un outil de réservation apparaît dès 0,9, devient fortement conseillée autour de 0,8, et indispensable en dessous de 0,7.

Oui, EasyRequest s'intègre en standard avec l'environnement Microsoft : Microsoft Teams et Outlook 365. Concrètement, vos collaborateurs peuvent consulter la disponibilité des salles et bureaux et effectuer leurs réservations directement depuis leur agenda Outlook ou depuis Teams, sans avoir à jongler entre plusieurs outils. Les informations sont synchronisées en temps réel avec EasyRequest, ce qui évite les doubles saisies et les erreurs de planning.
Pour les organisations utilisant Google Workspace, Slack ou d'autres environnements, des intégrations spécifiques peuvent être développées à la demande, selon vos besoins et votre cahier des charges. Nos équipes étudient chaque cas pour concevoir la passerelle la plus adaptée à votre écosystème.
Cette ouverture technique, combinée à un SSO et à des connecteurs standards (LDAP notamment), garantit que l'outil s'adapte à votre environnement existant plutôt que l'inverse.
En résumé : Teams et Outlook 365 en natif, et des intégrations sur mesure possibles pour les autres outils collaboratifs.